Especificaciones Técnicas
Equipos e insumos necesarios para implementar el plan de fortalecimiento de energía

Convocatoria abierta

Contexto

El Fondo Acción y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) celebraron el 24 de agosto de 2021 el Convenio de Cooperación No Reembolsable GRT/CM-18512-CO, para apoyar las actividades de la Cooperación Técnica CO-G1025.

El Proyecto tiene como objetivo general avanzar en la construcción de una propuesta para la modernización de la institucionalidad que administre y promueva una variedad de mecanismos financieros, así como la generación e implementación de incentivos e instrumentos financieros que soporten y promocionen la gestión sostenible de la biodiversidad, conservación y uso sostenible de los bosques, y el desarrollo de los proyectos normativos, técnicos y administrativos para la gestión pertinente de los esquemas financieros para la inversión verde.

Por lo anterior, en el mes de enero el Fondo Acción dio apertura al proceso 006 – C2 con el objeto de “diseñar sistemas de energía alternativa para implementar el plan de fortalecimiento productivo de las iniciativas en las zonas priorizadas”.

Una vez recibidos los productos de dicha consultoría, el Fondo Acción requiere contratar los servicios para el suministro de equipos e insumos necesarios para implementar el plan de fortalecimiento de energía, con sistemas de energía solar, incluyendo los servicios de instalación, capacitación y puesta en funcionamiento de los sistemas de energía solar, acorde a lo previamente diseñado.

Objeto 

Suministrar, transportar, instalar y configurar los equipos e insumos necesarios para implementar el plan de fortalecimiento de energía eléctrica con sistemas de energía solar, en los puntos especificados acorde a las condiciones previamente diseñadas, como parte del plan de fortalecimiento de capacidades, en el marco del proyecto “Promoción de la inversión verde y la bioeconomía para la lucha contra la deforestación”.

Lugar de ejecución

El domicilio contractual será Bogotá D.C. y el lugar de ejecución serán los municipios San Carlos, Antioquia; El Doncello, Caquetá; San José del Guaviare, Guaviare; Puerto Asís y Villagarzón, Putumayo.

Perfil

A continuación, se describen los criterios del perfil del proveedor que le serán aplicables al proceso de selección y contratación, los oferentes deberán cumplir con todos y cada uno de los siguientes requisitos mínimos:

• El Proveedor deberá ser una Persona Natural con Registro Mercantil, o una Persona Jurídica, con al menos tres (3) años de haber sido formalmente constituida y cuyo objeto social esté directamente relacionado con la comercialización e instalación de los equipos de energía solar fotovoltaica.

• El oferente deberá contar con experiencia mínima demostrable con cinco (5) certificaciones de instalación de sistemas de paneles solares, firmadas por los clientes finales, de no menos de 4KWp cada una, de las cuales por lo menos una deberá ser un sistema Aislado de la Red (con baterías). Para los sistemas Interconectados a la Red deberá adjuntar el certificado RETIE de instalación de uso final (adjuntar certificado RETIE) y que haya sido reconocida y aprobada la instalación por el respectivo Operador de Red (adjuntar el certificado de aprobación del Operador de Red). El valor mínimo de la suma de estos 5 contratos deberá ser de 100 millones de pesos colombianos, y a la fecha deben estar todos ejecutados y finalizados.

• Cada proponente deberá entregar un cronograma estimado con tiempos de entrega asociados a las etapas de instalación funcional, así como de la fecha estimada de entrega del certificado Retie, fecha de aprobación estimada por parte del Operador de Red, fecha estimada del cambio de medidor y fecha estimada para la primera factura de energía normalizada con el reconocimiento de la entrega de excedentes. Para las dos instalaciones off-grid (Aisladas de la Red), especificar únicamente la fecha de entrega del sistema solar instalado y funcional. El cronograma debe considerar instalaciones simultáneas.

• El proveedor deberá demostrar que por lo menos un (1) de sus ingenieros cuenta con formación profesional relacionada con ingeniería eléctrica, electrónica, electromecánica o similar, así como formación asociada a Energías Renovables.

• Se valorará positivamente que el proveedor:

• tenga casa matriz o con sede(s) cerca o en la zona de influencia del proyecto,

• proponga entregas e instalaciones simultáneas.

• cuente con certificaciones que demuestren que los equipos instalados han sido de las marcas Victron y APsystems, con su respectivo sistema de monitoreo remoto.

• adjunte certificados de capacitaciones de fabricantes de equipos solares que trabajan con baterías para sistemas aislados de la red, así como certificaciones de fabricantes de inversores interconectados a la red con entrega de excedentes (se valorará positivamente si las capacitaciones y certificaciones son de las marcas Victron y/o de APsystems).

• tenga disponibilidad para empezar los suministros e instalaciones en menos de un mes, posterior al envío de la orden/contrato.

Pasos para postularse

a) Los proponentes deberán realizar su oferta especificando los precios de los principales equipos y elementos separados por los grupos o ítems que se muestran el Anexo No. 6. Ni los ítems ni el número de líneas del Anexo No. 6 – Formato de oferta económica deberá ser modificado. En caso de requerir incluir algún costo extra, se deberá colocar en el ítem que mejor describa el valor a incluir en alguno de estos 18 ítems.

b) Los proponentes pueden ofertar la instalación de todos los puntos requeridos, o puede ofertar por una o varias instalaciones y deberá ser presentada en pesos colombianos e incluir como mínimo:

• Descripción general de equipos e insumos ofertados, en el Anexo No. 6 – Oferta económica.

• Los equipos ofertados deben ser de alta calidad (gama alta) y deberá adjuntarse la garantía con su respectivo certificado, la cual debe corresponde, como mínimo, al tiempo de garantía establecido por el fabricante.

• Deberá especificar como mínimo los costos unitarios, las cantidades, el valor total de los principales ítems, incluidos seguros, pólizas, transporte, entrega, instalación, puesta en marcha, capacitación y plan de mantenimiento, y el valor total de la cotización, tal y como se propone en el Anexo No. 6– Oferta económica.

• El proponente deberá tener presente en sus costos el calibre de los cables y de los ductos según el dimensionamiento previo y cálculos previos según su experiencia.

• La empresa seleccionada deberá entregar, como parte de su documentación, el respectivo circuito unifilar de toda su instalación.

• El proponente deberá incluir el costo del envío de los equipos e insumos hasta el lugar de destino, así como posibles costos extra como almacenamiento y logística asociada.

c) La cotización no deberá incluir IVA de ninguno de los ítems, considerando que los recursos que destinará el Fondo Acción para esta adquisición están exentos de todo impuesto, tasa y contribución. El Fondo Acción entregará al proveedor seleccionado las respectivas certificaciones de exención.

d) El proponente podrá ofrecer paneles solares de cualquier marca se valorará positivamente que se encuentren en el listado Tier 1, correspondiente a los trimestres octubre – diciembre de 2023 o enero – marzo de 2024. Además, podrá ofertar paneles de potencia mínima de 540Wo ligeramente superior en potencia, teniendo en cuenta siempre no superar el VOC máximo que soporte el equipo al que se conecte el arreglo de los paneles solares. Se sugiere que sea propuesto el mismo panel en potencia y marca para todos los emprendimientos.

e) El costo de cargue, descargue y entrega de los equipos e insumos requeridos serán asumidos por el oferente. Tenga en cuenta que los equipos e insumos deben ser organizados por participante receptor y entregados de acuerdo con la distribución de las zonas priorizadas mencionadas en la Tabla 1- Localización geográfica de las iniciativas.

f) La cotización debe presentarse virtualmente, con documentos membreteados de su empresa, y que dicha presentación cuente como mínimo con nombre completo de la empresa, fecha teléfono y correo de su empresa y de las personas de contacto.

g) La instalación deberá tener cómo mínimo dos (2) años de garantía de correcto funcionamiento en todos sus elementos. En caso de alguna falla en la instalación durante el primer año de funcionamiento, el proveedor deberá asumir los costos de viaje como parte de esta garantía.

h) Los equipos solares ofertados deberán contar, como mínimo, con el tiempo de garantía estipulado por el fabricante. Se deberán adjuntar los respectivos certificados de garantía de los paneles solares, inversores solares y baterías asociadas.

i) La cotización debe contar con una vigencia de entre 90 y 120 días.

j) Todos los costos propuestos se presentarán en pesos colombianos (COP) y deberán ser válidos por el tiempo de duración del proceso de selección incluidos los plazos del cronograma y durante la ejecución del contrato.

k) Garantizar que los equipos e insumos cumplan con las especificaciones técnicas listadas en la Tabla 2 y en la Tabla 3, así como en el Anexo No. 1.

l) Garantizar la oportuna y eficaz prestación del objeto contratado, respondiendo por la calidad de los equipos e insumos.

m) Los equipos e insumos a instalar debes ser nuevos, no remanufacturados, ni repotenciados, de primera calidad, de conformidad con las especificaciones técnicas y que cumplan con la normatividad vigente en el país sobre emisiones de gases y contaminación ambiental, si aplica. 

n) Realizar la entrega de los equipos e insumos en el plazo establecido y en los lugares definidos para su ejecución, según la Tabla 1- Localización geográfica de las iniciativas.

o) Entregar catálogos y manuales de usuario originales, si aplica, además de un folio con las fichas y especificaciones técnicas que correspondan a lo ofertado. Así mismo, el contratista deberá entregar un diagrama unifilar específico por cada una de las instalaciones, y una capacitación a los usuarios finales de estos sistemas para garantizar un correcto uso y evitar mal manejo de los mismos.

p) Asumir los costos de transporte, seguros y de riesgo por pérdida y/o deterioro de los equipos e insumos su entrega efectiva al personal autorizado en los sitios especificados en el ítem lugar de entrega de los equipos e insumos.

q) Reemplazar, a sus expensas y a entera satisfacción de Fondo Acción sin costo alguno, todos aquellos elementos que resulten de mala calidad o con defectos de fabricación, ya sea durante la instalación, o durante el primer año de funcionamiento del sistema posterior a la fecha de puesta en marcha y entrega formal de la instalación.

r) Incluir en la oferta, una capacitación sobre el uso, así como un manual corto del uso correcto de los equipos y entregar un plan de mantenimiento.

s) El proponente deberá incluir el Anexo No. 7. Declaración juramentada para el suministro e instalación de paneles solares.

Las ofertas (cotización y documentos soportes) deberán enviarse a la dirección de correo electrónico convocatoriasFCSBID@fondoaccion.org cumpliendo el plazo máximo indicado en el cronograma a continuación. Cualquier inquietud frente a la convocatoria deberá ser dirigida a esta misma dirección de correo, indicando en el asunto: “Equipos e insumos necesarios para implementar el plan de fortalecimiento de energía-Bioeconomía”

Fechas

Ampliación: Se realiza ampliación del proceso con fecha limite hasta el 17 de junio de 2024, 02:00 p.m